Digitalización y gestión documental con Inteligencia Artificial
Convierte documentos físicos y archivos digitales en información organizada, consultable y fácil de encontrar, sin depender de que alguien recuerde en qué carpeta quedó guardada.
Nuestra plataforma combina digitalización, OCR, inteligencia artificial y búsqueda avanzada para analizar documentos, extraer información y localizar contenido dentro de grandes volúmenes de archivos en segundos.
El problema no suele ser que falten documentos, sino que están: repartidos entre archivadores, carpetas compartidas y correos, sin una forma de buscar dentro de ellos. Cuando el contenido de cada archivo es consultable, encontrar una cláusula, una factura o un expediente deja de ser una tarea de horas.
Qué hace la plataforma
Digitalización
Conversión de documentos físicos y PDF escaneados a contenido procesable, para que dejen de ser imágenes y pasen a ser información utilizable.
OCR
Extracción automática del texto contenido en los documentos, incluidos los que llegan como escaneo o fotografía y hoy no aparecen en ninguna búsqueda.
Interpretación con inteligencia artificial
La plataforma no solo almacena documentos: analiza e interpreta su contenido para facilitar las búsquedas y las consultas posteriores.
Búsqueda inteligente
Buscar por significado y contexto, no únicamente por palabras exactas. Encuentras el documento correcto aunque no recuerdes cómo estaba redactado.
Gestión documental
Carpetas, categorías, etiquetas, metadatos, usuarios y permisos para organizar el archivo y controlar quién accede a qué. Es la parte de gestor documental: no solo guarda, también estructura.
Consulta asistida por IA
Preguntar en lenguaje natural sobre el contenido del archivo documental y obtener la respuesta con el documento de origen.
Beneficios para la organización
Información localizable en segundos
Lo que hoy exige abrir archivos uno por uno se resuelve con una búsqueda que entra en el contenido de cada documento.
El archivo físico deja de ser un punto ciego
Los documentos escaneados dejan de ser imágenes opacas y pasan a formar parte del mismo índice que el resto.
Menos dependencia del conocimiento individual
La organización deja de depender de que una persona en concreto recuerde dónde quedó guardado cada expediente.
Control de acceso por usuario
Permisos, usuarios y categorías definen quién puede ver y trabajar con cada conjunto de documentos.
Trabajo administrativo que desaparece
Clasificar, etiquetar y localizar documentos deja de ser una tarea manual recurrente.
Cómo lo implementamos
Revisión del archivo actual
Qué documentos existen, en qué formato están, cuáles son críticos y cómo los busca hoy el equipo.
Definición de la estructura
Carpetas, categorías, etiquetas, metadatos, usuarios y permisos según cómo trabaja realmente cada área.
Digitalización y carga
Procesamiento de los documentos físicos y digitales, con OCR sobre los que llegan como escaneo o imagen.
Puesta en marcha
Configuración de la plataforma, validación de las búsquedas sobre documentos reales y capacitación del equipo usuario.
Acompañamiento
Ajustes sobre el uso real y soporte durante las primeras semanas, que es cuando aparecen los casos no previstos.
Preguntas que puedes hacerle a tu archivo documental
- ¿Qué contratos vencen este mes?
- ¿Qué documentos mencionan a determinado proveedor?
- ¿Dónde aparece cierta cláusula?
- ¿Qué expediente digital contiene determinada información?
- ¿En qué documento quedó registrada esta decisión?
- ¿Qué facturas corresponden a este período?
Casos de uso
Áreas legales que trabajan con contratos y necesitan localizar cláusulas; recursos humanos con expedientes de personal; calidad y manufactura con documentación técnica y procedimientos; administración con facturas y comprobantes; organizaciones que están montando su expediente digital, y archivos históricos en papel que hoy no son consultables. En todos los casos el patrón es el mismo: mucho documento, poca capacidad de búsqueda.
Por qué CoreTech
No entregamos una herramienta y nos vamos. Revisamos primero cómo está el archivo y cómo busca el equipo, definimos la estructura con las áreas que la van a usar y acompañamos la puesta en marcha. Además integramos la plataforma con los sistemas donde ya vive la información, apoyándonos en nuestro trabajo de desarrollo a medida e integración con ERP.
Preguntas frecuentes
Hablemos de tu proyecto
Agenda una demostración y te mostramos cómo se comporta la búsqueda sobre documentos parecidos a los que maneja tu organización.
+1 (809) 660-4499
O si prefieres, escríbenos directamente a ventas@coretech.do