Saltar al contenido principal

Flujos y bots de WhatsApp conectados a tus sistemas

Tus clientes ya te escriben por WhatsApp. El problema no es estar ahí: es que esas conversaciones viven en el teléfono de alguien, no dejan registro y no llegan a los sistemas donde de verdad se trabaja.

Ver todas las soluciones

En República Dominicana WhatsApp no es un canal más: es el canal. El pedido llega por ahí, la consulta de saldo llega por ahí y el reclamo también. Lo que casi nunca ocurre es que eso se conecte con algo: alguien lee el mensaje, abre el sistema, busca al cliente, responde a mano y la conversación se pierde.

Construimos el puente. Flujos conversacionales sobre la API oficial de WhatsApp Business que consultan y escriben en los sistemas que ya usas —ERP, Odoo, base de datos, gestor documental— para que la respuesta salga con el dato real y la operación quede registrada. Cuando conviene, con inteligencia artificial para entender lo que la persona escribió de verdad, con sus faltas y su manera de decirlo.

Qué incluye

API oficial de WhatsApp Business

Sobre la plataforma oficial de Meta, no sobre automatizaciones que manipulan la aplicación normal. Eso da número verificado, varios agentes sobre la misma línea y un canal que no depende de que el teléfono de alguien esté encendido.

Diseño del flujo conversacional

Qué se resuelve solo, qué necesita a una persona y en qué punto exacto se hace el traspaso. Un flujo que no sabe cuándo rendirse produce más fricción que el correo que vino a sustituir.

Integración con tus sistemas

El flujo consulta y escribe donde vive la información: ERP, CRM, base de datos o sistema propio, a través de sus APIs. Sin eso es un árbol de respuestas grabadas, que es exactamente lo que la gente odia.

Plantillas aprobadas para iniciar conversación

Preparamos y registramos las plantillas que Meta exige para escribir primero, en su categoría correcta —utilidad, autenticación o marketing— porque de eso dependen tanto la aprobación como el costo.

Comprensión con inteligencia artificial

Cuando el caso lo amerita, el flujo interpreta lenguaje natural en vez de exigir que la persona escriba una opción de un menú. Incluye entender cómo se escribe aquí: abreviado, con errores y sin tildes.

Traspaso a una persona y trazabilidad

Escalado a un agente humano con el contexto de la conversación, y registro de qué se preguntó, qué se respondió y qué se ejecutó en los sistemas.

Beneficios para la empresa

  • Las preguntas repetidas dejan de consumir gente

    Estado de un pedido, saldo, horarios, requisitos de un trámite: son consultas con respuesta exacta en un sistema. Responderlas a mano es trabajo que no hacía falta.

  • El canal deja de vivir en un teléfono personal

    Con la API oficial la línea es de la empresa, la atienden varias personas y las conversaciones no se van cuando se va el empleado.

  • La respuesta sale con el dato real

    Al consultar el sistema en el momento, se acaba el «déjame verificar y te escribo», que es donde se pierde la mitad de las conversaciones.

  • Queda registro de lo que pasó

    Qué se pidió, qué se respondió y qué se ejecutó. Es la diferencia entre un canal de atención y una caja negra.

  • Se atiende fuera de horario sin fingir que hay alguien

    El flujo resuelve lo que puede resolver y encola el resto con una expectativa clara, en vez de dejar el mensaje en visto hasta el lunes.

Nuestro enfoque de trabajo

  1. Leer las conversaciones reales

    Empezamos por lo que la gente escribe hoy. De ahí sale qué se automatiza, en qué orden y con qué palabras, y no de una lista de funcionalidades.

  2. Acotar el primer flujo

    Un caso con volumen y respuesta clara. Un flujo que intenta cubrirlo todo desde el inicio no llega a producción.

  3. Conectar con los sistemas

    Integración con el ERP o el sistema donde está el dato, y definición de qué puede escribir el flujo y qué solo puede consultar.

  4. Preparar el canal

    Alta del número en la plataforma oficial, verificación del negocio y registro de las plantillas con su categoría.

  5. Medir y ampliar

    Cuántas conversaciones se resolvieron solas, cuántas escalaron y por qué. Recién con eso se decide el siguiente flujo.

Flujos que solemos construir

  • Consulta de estado de pedido o de solicitud
  • Consulta de saldo, estado de cuenta o vencimientos
  • Registro de solicitudes y reportes de incidencia
  • Toma de datos para abrir un caso en el sistema
  • Confirmación y recordatorio de citas
  • Envío de comprobantes y documentos al cliente
  • Notificaciones operativas desde el ERP
  • Preguntas frecuentes respondidas con el dato del sistema
  • Captación de prospectos hacia el CRM
  • Traspaso a un agente con el contexto de la conversación
  • Anuncio de visitas hacia el control de acceso residencial
  • Consulta de documentos sobre la gestión documental con IA

A quién va dirigido

A empresas donde WhatsApp ya es el canal principal y se está atendiendo a mano: comercios con pedidos, servicios con citas, distribuidoras con consultas de estado, administraciones que responden las mismas cinco preguntas todo el día. Y a las que ya tienen un ERP o un sistema propio y quieren que el canal hable con él, en vez de sumar otra bandeja de entrada que alguien tiene que vigilar.

Por qué CoreTech

La parte fácil de un bot de WhatsApp es el bot; la difícil es que sepa algo. Nosotros implementamos los sistemas que guardan ese dato —ERP, facturación, gestión documental—, así que la integración no es un anexo del proyecto sino el centro. También decimos cuándo no hace falta: si el volumen no lo justifica o el proceso cambia cada semana, un flujo automatizado envejece mal y conviene saberlo antes.

También te puede interesar

Preguntas frecuentes

La aplicación de WhatsApp Business corre en un teléfono, la atiende una persona a la vez y no se integra con nada. La API oficial es una plataforma: la línea pertenece a la empresa, la pueden atender varios agentes y un sistema a la vez, y se conecta con tus otros sistemas. Se puede migrar un número existente, con su historial de verificación.

El riesgo real existe con las automatizaciones no oficiales, que manipulan la aplicación normal y violan los términos. Trabajando sobre la API oficial el canal es legítimo. Lo que sí hay son reglas: escribir primero exige una plantilla aprobada, y el contenido y la categoría deben corresponder con lo que realmente se envía.

Cuando un cliente escribe, se abre una ventana de veinticuatro horas en la que la empresa puede responder libremente. Pasada esa ventana, para retomar la conversación hay que usar una plantilla aprobada. No es un detalle técnico: condiciona el diseño del flujo y también el costo, porque las plantillas se cobran según su categoría.

Hay dos costos distintos. El de Meta, que se cobra por los mensajes de plantilla según su categoría —utilidad, autenticación o marketing— y que Meta ha ajustado varias veces; el cálculo se hace sobre tu volumen real y con las tarifas vigentes al momento de cotizar. Y el del desarrollo, que depende de cuántos flujos son y con qué sistemas hay que integrarse. No publicamos tarifas de Meta aquí precisamente porque cambian.

En la práctica, no: filtra. Lo que tiene respuesta exacta en un sistema se resuelve solo, y lo que necesita criterio llega a una persona con el contexto ya recogido. Diseñar el traspaso es parte del trabajo, y un flujo que no sabe escalar hace más daño que no tener flujo.

Sí, es el escenario habitual y es el motivo de la mayoría de estos proyectos. Nos conectamos por las APIs disponibles; cuando un sistema no tiene integración documentada, lo revisamos primero y decimos qué es viable antes de comprometer alcance.

Hablemos de tu proyecto

Cuéntanos qué te preguntan todos los días por WhatsApp y revisamos cuáles de esas conversaciones tienen respuesta en un sistema, que son las que se pueden automatizar.

Escríbenos por WhatsApp

+1 (809) 660-4499

O si prefieres, escríbenos directamente a ventas@coretech.do